CRM Expi Managaer система управления взаимоотношениями экспедиторов со своими клиентами.

Система решает задачи регуляции взаимодействия менеджеров экспедиторский организации с их клиентами, их последующей автоматизации и анализа.

В система выделены следующие направления:

• сбор информациии о клиентах (грузоотправители, грузополучатели, перевозчики) с возможностью импорта данных из различных источников
• приём предварительных заказов от клиентов
• ведение сделок с клиентами (заявки, акты, договора, счета)
• статистика эффективности работы менеджеров
• ведение бухгалтерии (поступления денежных средств)
• управление документооборотом
• администрирование (разделение прав доступа пользователям к компонентам системы)

Информацию о клиентах (грузоотправители, грузополучатели, перевозчики) можно импортировать из различных источников (документы Microsoft Office, Open Office, XML данные, текстовые документы с разделителями, Ваши источники информации). Полученая информация порционно обрабатывается менеджерами. Менеджеры связываются с клиентами и оставлюят свои заметки (о важности клиента) в системе. Обработанные данные в дальнейшем архивируются.

Каждый менеджер в системе может принимать заказы от клиентов в режиме он-лайн. Искать соответствующего перевозчика заказчику, по ценновой категории, направлению перевозки, и оставлять заявку если такового нет.

В CRM-системе сделка создаёт связи между экспедитором, грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком. В сделке собрана информация о заявках, актах, счетах, договорах клиентов, облегчающаю прямой доступ к ней.

Сделка формируется на основе договора заказчика. В сделке можеть быть несколько грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (каждый имеет свой договор с экспедитором).

Каждый перевозчик может иметь различное количество транспортных средств. На каждого заказчика и перевозчика указывается своя оплата (может быть несколько), с возможность заполнения в начале и в конец сделки. Оплата может быть как наличным, так и безналичным расчётом в различной валюте.

Если сделка была сформирована ранее с подобными клиентами, то возможна подстановка данных из предыдущей сделки (для облегчения заполнения полей). Поля в сделке могут быть динамическими, такие как "Адрес погрузки", "Адрес выгрузки", "Адрес затаможки", "Адрес растаможки" и т.д., их количество определяет менеджер.

К сделки прикрепляются документы (изображения, файлы Microsoft Office) полученные от клиентов.

Движения транспортных средств перевозчиков с грузом отслеживается через сделку. На каждом этапе пересечения таможни или кпп, менеджер делает отметку в сделке, что позволяет директору следить за ходом сделки.

Через сделку формируются документы на печать: Акт сдачи-приёма работ (оказания услуг), Счёт / Invoice, Заявка на перевозку (заказчик), Заявка на перевозку (перевозчик)

Статистику эффективности работы менеджеров оценивает директор, по количеству обработанных ими записей (звонки клиентам, формирование сделок, добавление контрагентов).

Каждое действие менеджеров в системе отражается в статистике.

В СRM-системе бухгалтерия позволяет осуществлять взаиморасчёты с заказчиками и перевозчиками.

Все денежные средства поступаемые от клиентов учитываются в бухгалтерии, что позволяет сделать расчёт за выбранный период по клиенту и выбранной валюте, и выявить "задолжников". В бухгалтерии отмечаются оригиналы документов предъявляемые клиентами.

CRM-система предоставляет инструменты для автоматического формирования документов по шаблонам, подготовки печатных форм документов, поддержки версионности документов, создание электронного хранилища документов.

CRM-система позволяет управлять учетными записями пользователей и регулировать права доступа к компонентам системы.

Все изменения совершаемые пользователями заносятся в журнал. Администратор (директор) в режиме он-лайн, наблюдает за состоянием, действиями, ошибками пользователей возникающие в процессе работы и может их устранить.

Каждый пользователей може настроить элементы управлениям данными "под себя", что облегчает работу с большими объёмами данных.

На любой сбой или отказ сервера, система уведомляет всех пользователей, чтобы избежать потери вводимой информации.